Bir işletme dijitalleşmeye karar verdiğinde karşısına çıkan ilk sorulardan biri şudur: Hazır bir yazılım mı kullanılmalı, yoksa işletmeye özel bir yazılım mı geliştirilmeli?
Bu sorunun herkes için geçerli tek bir cevabı yoktur. Küçük ve standart ihtiyaçlara sahip bir işletme için hazır bir yazılım son derece yeterli olabilirken, kendine özgü iş süreçleri bulunan bir şirkette hazır sistemler zaman içerisinde ciddi kısıtlamalara dönüşebilir.
Buradaki temel nokta yazılımın ne kadar gelişmiş olduğu değil, işletmenin çalışma şekline ne kadar uyum sağladığıdır.
Hazır Yazılım Nedir?
Hazır yazılımlar, belirli bir sektörde veya kullanım alanında birçok farklı kullanıcının ortak ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla geliştirilmiş sistemlerdir.
Muhasebe programları, standart e-ticaret altyapıları, hazır CRM sistemleri, stok takip yazılımları veya içerik yönetim sistemleri buna örnek gösterilebilir.
Hazır yazılımların en önemli avantajı hızlı bir şekilde kullanılmaya başlanabilmesidir. Kurulum süreci genellikle kısadır ve başlangıç maliyetleri özel geliştirmeye göre daha düşüktür.
Ancak bu sistemler çok sayıda işletmeye hitap ettiği için şirketin kendine özgü çalışma biçimlerine her zaman tam olarak uyum sağlayamayabilir.
Bir süre sonra işletmenin şu cümleyi kurmaya başlaması oldukça yaygındır:
“Sistemde bu özellik yok ama bizim çalışma şeklimizde buna ihtiyacımız var.”
İşte hazır yazılımla özel yazılım arasındaki ayrım çoğu zaman bu noktada ortaya çıkar.
Özel Yazılım Nedir?
Özel yazılım, bir işletmenin ihtiyaçları, operasyonları ve iş modeli analiz edilerek tamamen o yapıya göre geliştirilen yazılım sistemidir.
Burada işletme mevcut programa uyum sağlamaya çalışmaz. Tam tersine, yazılım işletmenin çalışma biçimine göre şekillendirilir.
Örneğin bir şirketin müşteri yönetimi, teklif hazırlama, stok kontrolü, sipariş yönetimi, finans takibi ve raporlama süreçlerinin kendine özgü bir yapısı olabilir.
Bu durumda hazır bir CRM veya ERP sisteminde birçok farklı ekran kullanmak yerine tüm süreçleri tek bir özel yazılım içerisinde birleştirmek mümkün olabilir.
Boğaziçi Net olarak geliştirdiğimiz özel yazılım projelerinde de temel yaklaşımımız budur: işletmenin mevcut süreçlerini analiz ederek ihtiyaç duyduğu sistemi hazır bir kalıba sokmak yerine, doğrudan ihtiyaca göre geliştirmek.
Hazır Yazılım Ne Zaman Mantıklı?
İşletmenin ihtiyaçları standartsa hazır yazılım kullanmak çoğu durumda daha doğru bir başlangıçtır.
Örneğin sadece temel müşteri kaydı tutmak, basit stok kontrolü yapmak veya standart bir internet sitesi yönetmek isteyen bir işletmenin sıfırdan özel yazılım geliştirmesine ihtiyaç olmayabilir.
Hazır sistemlerin öne çıktığı durumları şöyle özetleyebiliriz:
- İhtiyaçların standart olması
- Sistemin hızlı şekilde devreye alınmak istenmesi
- Başlangıç bütçesinin sınırlı olması
- Yoğun entegrasyon ihtiyacının bulunmaması
- Şirkete özgü karmaşık iş süreçlerinin olmaması
İhtiyaçların standart olması
Sistemin hızlı şekilde devreye alınmak istenmesi
Başlangıç bütçesinin sınırlı olması
Yoğun entegrasyon ihtiyacının bulunmaması
Şirkete özgü karmaşık iş süreçlerinin olmaması
Bu noktada önemli olan, hazır çözümün işletmenin mevcut ve yakın gelecekteki ihtiyaçlarını gerçekten karşılayıp karşılamadığını doğru değerlendirmektir.
Özel Yazılım Ne Zaman Mantıklı?
İş süreçleri büyüdükçe standart sistemlerin sınırları daha fazla hissedilmeye başlanır.
Özellikle aynı bilgilerin farklı programlara tekrar tekrar girildiği, Excel tablolarının operasyonun merkezine yerleştiği veya farklı departmanların birbirinden bağımsız yazılımlar kullandığı yapılarda özel yazılım geliştirme önemli bir avantaj sağlayabilir.
Örneğin bir işletme;
müşteri taleplerini CRM üzerinden takip ediyor, siparişleri farklı bir programda oluşturuyor, stokları başka bir sistemden kontrol ediyor ve finansal raporları Excel üzerinden hazırlıyorsa bütün bu süreçlerin tek merkezde toplanması ciddi bir zaman kazancı sağlayabilir.
Bu noktada özel geliştirilen bir sistem içerisinde;
CRM, ERP, stok yönetimi, teklif sistemi, sipariş yönetimi, finans takibi, personel yetkilendirmeleri, raporlama ve dış servis entegrasyonları aynı yapı altında çalışabilir.
Özel Yazılımın En Büyük Avantajı: Entegrasyon
Modern işletmeler artık tek başına çalışan yazılımlardan çok, birbiriyle konuşan sistemlere ihtiyaç duyuyor.
Bir özel yazılım;
- Sanal POS sistemlerine
- Banka servislerine
- E-fatura ve e-arşiv sistemlerine
- SMS servislerine
- Kargo firmalarına
- E-ticaret sitelerine
- Pazaryerlerine
- Muhasebe uygulamalarına
- Kurumsal API servislerine
- Yapay zeka servislerine
Sanal POS sistemlerine
Banka servislerine
E-fatura ve e-arşiv sistemlerine
SMS servislerine
Kargo firmalarına
E-ticaret sitelerine
Pazaryerlerine
Muhasebe uygulamalarına
Kurumsal API servislerine
Yapay zeka servislerine
bağlanabilir.
Boğaziçi Net özel yazılım çözümlerinde ihtiyaç duyulan API ve servis entegrasyonlarını da sistemin doğal bir parçası olarak ele alıyoruz.
Böylece farklı platformlarda oluşan verilerin tek merkezden yönetilebildiği bir altyapı kurulabiliyor.
CRM ve ERP Sistemlerinde Özel Yazılım
Özel yazılım ihtiyacının en sık ortaya çıktığı alanlardan biri CRM ve ERP sistemleridir.
Çünkü iki işletme aynı sektörde faaliyet gösterse bile satış süreçleri, müşteri ilişkileri, teklif yapıları veya finans operasyonları tamamen farklı olabilir.
Bir işletme için önemli olan müşteri adaylarının satış ekibine dağıtılmasıyken başka bir işletme için stok hareketleri veya abonelik süreçleri kritik olabilir.
Bu nedenle özel geliştirilen CRM sistemlerinde yalnızca müşteri kaydı tutmak yerine şirketin gerçek operasyonunun dijital ortamda modellenmesi hedeflenir.
Boğaziçi Net bünyesinde geliştirdiğimiz çözümlerde özel CRM, ERP, stok ve finans yönetimi sistemlerinden sektörel yazılımlara kadar farklı ihtiyaçlara yönelik projeler geliştiriyoruz.
Özel Yazılım Daha mı Pahalıdır?
İlk geliştirme maliyeti açısından bakıldığında özel yazılım çoğunlukla hazır sistemlerden daha yüksek bütçe gerektirir.
Ancak yalnızca başlangıç maliyetine bakmak doğru bir karşılaştırma olmayabilir.
Bir işletmenin kullandığı beş farklı sistem için ayrı ayrı lisans ödediğini, personelin aynı veriyi birkaç farklı yere girdiğini ve sistemler arasında sürekli manuel işlem yaptığını düşünelim.
Bu süreçlerin tek yazılım altında birleştirilmesi zaman içerisinde hem operasyonel maliyetleri hem de hata oranını azaltabilir.
Dolayısıyla özel yazılımı yalnızca bir yazılım satın alma maliyeti olarak değil, işletmenin süreçlerini iyileştiren uzun vadeli bir teknoloji yatırımı olarak değerlendirmek gerekir.
Doğru Karar Nasıl Verilir?
Karar verirken ilk soru şu olmamalıdır:
“Hazır yazılım mı daha ucuz, özel yazılım mı?”
Asıl soru şu olmalıdır:
“İşletmemizin ihtiyaçlarını hangi çözüm daha doğru karşılıyor?”
Eğer hazır bir sistem ihtiyaçların tamamını karşılıyorsa sıfırdan yazılım geliştirmek gereksiz olabilir.
Ancak işletme sürekli olarak kullandığı yazılımın sınırlarına takılıyor, manuel işlemler artıyor veya sistemler arasında veri taşımak için personel zamanı harcanıyorsa artık özel bir çözümü değerlendirme zamanı gelmiş olabilir.
Boğaziçi Net Özel Yazılım Çözümleri
Boğaziçi Net olarak işletmelere yalnızca web sitesi veya standart yazılım hizmetleri değil, ihtiyaca göre geliştirilen özel yazılım çözümleri de sunuyoruz.
CRM ve ERP sistemlerinden e-ticaret altyapılarına, stok ve finans yönetiminden WISECP geliştirmelerine, API entegrasyonlarından sektörel yönetim yazılımlarına kadar farklı projeler geliştiriyoruz.
Amacımız işletmenin hazır bir yazılımın sınırlarına göre çalışmasını sağlamak değil; yazılımın işletmenin ihtiyaçlarına uyum sağlamasını sağlamak.
Çünkü doğru geliştirilen bir yazılım yalnızca işleri dijitalleştirmez.
İşletmenin çalışma biçimini daha hızlı, ölçülebilir ve yönetilebilir hale getirir.
